Du hanterar flera projekt samtidigt, är begravd i e-mail och har en att-göra-lista som tar flera dagar att skrolla igenom. Det bara bygger på och kan lätt kännas överväldigande. Prova dessa fyra steg för att hjälpa dig att hitta fokus för att slutföra saker. Resultatet kan bli att du faktiskt genomför dina uppgifter med glädje och tacksamhet.

Steg ett: Prioritering

Oavsett om dagen just har börjat eller om du är mitt i kaoset och du bara måste få någon ordning, så är första steget att prioritera.

Det handlar om att sortera i kaoset: Vad behöver göras nu, vad behöver göras idag, vad behöver göras den här veckan och vad kan vänta? Du prioriterar det som är bråttom, men också det som är meningsfullt och viktigt.

Så här kan du göra:

1. Välj ut det som måste göras idag. Skriv en lista med sådant som du behöver göra idag. Det kan vara viktiga saker för stora projekt och saker som det är bråttom med, som annars kan orsaka skada om du inte gör något. Det kan också vara mindre, administrativa uppgifter som du verkligen borde ta hand om idag, som att svara på viktiga meddelanden. Var grym och sortera bort så mycket du kan. Om det är möjligt så låt inte listan bli längre än fem punkter.

2. Flytta saker till imorgon eller resten av veckan. Om du har deadlines som kan flyttas (eller omförhandlas), gör det. Sprid ut arbetet över veckan eller till och med in i nästa vecka. Vad måste göras imorgon? Vad kan vänta en eller två dagar till?

3. Ta bort det som går att ta bort. Det kan vara att faktiskt inte svara på en del meddelanden som inte är så viktiga eller ens kräver ett svar. Det kan vara att säga ifrån att du egentligen inte kan ta dig an det här projektet eller att du behöver avsäga dig projektet fast du sa att du skulle ta det. Ja, det är obekvämt. Men börja med att sätta dem på listan ”Att inte göra” och bestäm senare hur du ska ta dig ur dem.

Ok, nu har det lite andrum och en hanterbar lista. Nu minskar vi det ännu mer och väljer ut en enda sak.

Steg två: Fokusera på en sak

När du har mycket som ligger på ditt bord är det svårt att välja ut en sak att fokusera på. Men det är precis vad du måste göra. Välj en sak och fokusera på den.

Omställningen:

1. Välj något att fokusera på. Titta på den prioriterade listan. Om du har fem-sex saker på listan kan du se om det finns något där som det är jättebråttom med, tidskänsliga saker som du måste ta hand om. Om det finns det så välj en av dem. Annars, välj den viktigaste, förmodligen den du har skjutit upp.

2. Rensa bort allt annat. Bara för ett tag. Stäng datorns alla öppna fönster som du inte behöver, stäng av alla aviseringar, stäng av alla appar och lägg bort telefonen.

3. Ta fram den enda uppgiften och tillåt dig att ägna dig åt den helt och hållet. Dyk ner i den. Tänk på det som en övning – i att släppa allt annat, i att fokusera och i radikal förenkling.

När du är klar, eller när minst 15-20 minuter har gått, så kan du byta till något annat. Men byt inte innan dess.

Genom att helt och hållet gå in i den saken har du påbörjat den där omställningen som leder dig till fokus och ordning.

Steg tre: Schemalägg tid för förenkling

Kommer du ihåg ”Att inte göra”-listan? Schemalägg lite tid den här veckan för att börja minska på dina projekt, säga nej till människor, ta dig ur åtaganden och bocka av saker från din att-göra-lista så att du kan börja få ordning.

Det finns massor av små saker som du har sagt ”ja” till fast du egentligen inte borde ha gjort det. Det är därför det har blivit överfullt. Skydda de arbetsuppgifter du har som är viktigare, din lediga tid och din sinnesro genom att säga ”nej” till saker som inte är så viktiga.

Schemalägg tid för att förenkla, om inte redan idag, så någon gång väldigt snart.

Steg fyra: Öva på närvarande fokus

Ta dig igenom resten av dagen med en inställning av ”närvarande fokus”. Det innebär att du gör en sak i taget, så närvarande som du kan vara och att du undviker att byta uppgifter, så mycket det går.

Se på det som ett sätt att vara i sinnet, ett nytt tillstånd att vara i.

När du övar på närvarande fokus kommer du att lära dig att göra saker med ett öppet hjärta, med nyfikenhet och tacksamhet och till och med glädje. Testa dessa en i taget medan du går igenom uppgifterna på din korta att-göra-lista.

Du kommer att märka att du inte är så överbelastad, men att varje uppgift är helt perfekt för det ögonblicket. Och det är ett helt nytt förhållande till det arbete du gör och ett nytt förhållande till livet.

 

Leo Babauta är författare till sex böcker och skriver bloggen ”Zen Habits”, med över två miljoner följare. Se zenhabits.net